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  • 策划与执行是大型活动成功的决定因素(下)

    来源:系统管理员 发布时间:2018-05-08

    上文中,我们介绍成功策划大型活动的前五个因素,下文中,我们将针对剩余的五个因素来做详细介绍。

    大型活动策划成功因素五、充分的可行性研究阶段

    举办大型活动,必须考虑活动是否有必要举办、举办能否成功、举办后能否取得预期效果。在组织活动之前,必须预先对活动能否安全稳妥举办并实现预期效果进行详细的研究,以确保大型活动决策的正确。在广泛、深入调查研究的基础上,不仅要充分论证活动的必要性、可行性,还要对各种活动预案进行比较分析论证,提早研究活动实施过程中可能遇到的突发性问题,并准备好周密的处置方案。同时要高度重视对活动实施后的政治舆论、社会影响、经济效益的科学预测和效果评估。

    策划与执行是大型活动成功的决定因素

    大型活动策划成功因素六、严格的审查批准阶段

    大型活动特别是大型文体活动举办前需要取得公安、文化等部门的行政许可。多数情况下,由于需要设置户外大型广告、搭建大会展台及布线等,又涉及市政市容、安全生产、消防等部门的职能。事前要把活动现场的效果图、平面图、电路图等递交有关部门审查和批准,建设过程中还需要这些部门进行安全检查等。在大型活动中,以上部门的作用不仅体现在行政许可和行政监督等行政管理方面,在活动前期的可行性研究和组织策划阶段就有可能已经深度介入。活动中各部门协同制定有关技术方案,沟通协调涉及的审查批准事项,根据不同的行业标准和技术准则,提出严格的要求,进而制定科学、合理、可行的大型活动策划方案,并协同组织实施和监督检查,共同确保活动顺利进行。

    大型活动策划成功因素七、周密的组织协调阶段

    组织协调是大型活动顺利进行的脉络和触角。大型活动是复杂的开放型系统,诸多活动板块和环节会产生不特定的沟通对象,每个对象都要采用相应的方式与之进行有效沟通。如果某些活动是重复举办的,例如四年一次的奥运会、足球世界杯,因有成熟定型的技术标准及大量惯例、先例,基本能够界定好活动项目的目标、范围和工作模式,但仍会产生海量的组织协调工作。如果主办的大型活动无先例可循,组织过程中任何理解上的差异和行动上的不一致都要通过协调和磨合来达到统一。组织协调貌似简单,实际上相当复杂。这种复杂性不仅表现在协调层次的多样、协调主体的众多,还体现为信息在沟通环节的不断过滤和消耗。因此,大型活动的组织协调工作要特别注意方式方法,既要有召开协调会议形成的书面文件、会议纪要等正式沟通,也要有口头表达、邮件联络、电话、短信等即时沟通,以确保沟通的有效性。工作层的沟通环节存在务虚和务实两种模式,务虚模式主要是工作层揣摩主旨意图,领会领导精神。务虚不是言之无物,工作层要通过务虚初步碰出活动的目标和工作范围。务实模式则是在原则框架下的细化和实施,是工作层针对遇到的问题,各尽所能作答,恪尽职守解决问题。

    策划与执行是大型活动成功的决定因素

    大型活动策划成功因素八、紧凑的进程控制阶段

    大型活动策划的进程控制就是组织者在活动过程中对节点的控制。这些节点主要包括活动的开幕、闭幕以及各个环节的衔接点。首先是开幕、闭幕时机选择要慎重。尤其是党政机关主办参与的大型活动项目,由于牵涉面广、意义重大,必须选择一个好的时机来举办。活动的举办时间还可能受到国际局势、社会环境以及参与观众、组织者的意志,甚至是拟邀请出席的领导或其他重要人物日程安排的影响。其次要有完整的项目进程计划。包括总体计划、分项计划和滚动计划等内容。我们常说计划赶不上变化,再科学、系统的活动策划在组织执行中也会有诸多变数。因此任何计划都要有预案或第二方案,活动一旦开始,预定的条件和环境发生变化,既定方案也须相应调整。

    大型活动策划成功因素九、稳妥的风险控制和应急管理

    任何风险都是大型活动策划的大敌。在某种程度上,活动进程控制得好不好,活动策划得是否周密,关键在于能否通过对活动中发生意外的概率分析,制定完备的应急预案,以防止意外的发生。要牢固树立零风险理念,消除一切可以消除的苗头和隐患,并制定预防可能风险的工作方案。对于重大会议、赛事活动,低风险不仅仅是现场组织混乱、饮食卫生不达标,还有可能是移动信号不好、联络不畅等;高风险则包括恐怖袭击、恶劣天气等。低风险与高风险之间还存在过渡和转化的可能。要将风险管理的意识贯穿到活动的始终,对任何潜在的风险进行识别和分析,并制定相应的对策。要注意查询有关记录、资料,借鉴以往的宝贵经验,熟练运用系统分解、情景模拟等方式方法,制作周密的风险论证报告,进而制定切实可行的风险控制策略,确保大型活动成功举办。